Das Portable Document Format (PDF) wurde in den frühen 1990er Jahren entwickelt. Zu dieser Zeit kann der Austausch von Papieren zwischen mehreren Computern und Betriebssystemen schwierig sein, daher war das Ziel, ein Dateiformat zu entwickeln, das ein festes Layout beibehält.
Es hat sich zu einem der weltweit am häufigsten verwendeten Dokumentenformate entwickelt. PDFs sind für viele Unternehmen im Geschäftsbereich besonders wertvoll. Egal, ob Sie Kunden in Rechnung stellen, Kundendaten in einem einheitlichen Format halten oder wichtige Nachrichten übermitteln, PDFs stellen sicher, dass die Person, die das Dokument liest, es genauso sieht, wie es gemeint war.
Hier ist die Realität über die Verwendung des PDF-Formats in Ihren Unternehmensabläufen.
Das Dokumentformat bleibt in seiner wahren Form erhalten.
Eines der Probleme bei der Freigabe von Dokumenten, die in Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen erstellt wurden, besteht darin, dass sich die Formatierung von einem Computer zum nächsten stark ändern kann. Dies kann zu Missverständnissen führen oder Sie gegenüber Ihren Kunden oder Mitarbeitern unprofessionell erscheinen lassen.
Mit dem PDF-Format können Sie sicher sein, dass Ihr Dokument so angezeigt wird, wie Sie es sich vorgestellt haben. Es ist auch perfekt für die Übertragung von Papieren, die bedruckt werden sollen.
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PDF-Dateien können mit einem Kennwortschutz versehen werden.
Es ist plausibel, wenn nicht wahrscheinlich, dass Sie einige der sensiblen Informationen Ihrer Kunden verwalten, wenn Sie ein Unternehmen jeder Größe besitzen. PDF-Dateien können passwortgeschützt sein, sodass Sie neugierige Blicke von wichtigen Geschäftspapieren fernhalten können.
Der Schutz wichtiger Dokumente ist heute aufgrund der Gefahr von Cybersicherheitsbedrohungen wichtiger denn je.
Nicht-Text-Komponenten können in PDF eingefügt werden.
Wenn Sie die Papiere auf einem Computer oder Mobilgerät anzeigen, können Sie mit PDFs ästhetisch ansprechende Layouts beibehalten und Links verwenden, die im Webbrowser des Betrachters geöffnet werden. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass das Format beim Einfügen von Bildern und anderen Nicht-Textelementen wie Hyperlinks und Videos durcheinander gebracht wird.
PDF ist hier, um zu bleiben
Obwohl sich die Technologie rasant weiterentwickelt, wird es PDFs wahrscheinlich auf lange Sicht geben. Da das Format so weit verbreitet ist und eine so lange Geschichte hat, würde es einen grundlegenden Wandel in der Computertechnik erfordern, damit jeder einen anderen Standard akzeptiert. Eine Investition in PDF-Software wird sich heute zweifellos auf lange Sicht auszahlen und Ihrem Unternehmen eine außergewöhnliche Kapitalrendite bescheren.
PDF ist mit allen Betriebssystemen kompatibel.
PDF ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel. Unabhängig davon, ob sich der Betrachter auf einem PC oder Mac oder sogar auf einem modernen mobilen Betriebssystem wie iOS oder Android befindet, besteht im Wesentlichen ein geringes Risiko, dass das Dokument vom Empfänger nicht angezeigt wird.
Fazit
PDF ermöglicht grundlegendes Lesen, Durchsuchen, Drucken, Senden sowie Bearbeiten und Verbessern, da alle Dokumentinformationen einfach in einem digitalen Bild erhalten bleiben. Es ist ein Standard Dokumentformat, das irgendwann jeder verwenden wird. PDF-Dateien werden aufgrund ihrer Flexibilität und Einfachheit in einer Vielzahl von Bereichen und für eine Vielzahl von Zwecken verwendet.
